Топ вопросов про электронные путевые листы

С 2023 года можно формировать электронные путевые листы (ЭПЛ) вместо бумажных. Цель Минтранса — оцифровать транспортный сектор, сделать его прозрачным и безопасным. Постепенно государство будет вводить обязательный электронный формат.

Как перейти на ЭПЛ и почему стоит сделать это уже сейчас? Кому и как подписывать электронный путевой лист? Можно ли открыть ЭПЛ на разные авто и внести в него правки уже после закрытия? В статье ответим на эти и другие частые вопросы.

Что вы узнаете

Кому и когда нужен ЭПЛ
Когда ЭПЛ станет обязательным
Зачем переходить на ЭПЛ
Кто и как подписывает ЭПЛ
Как работать с ЭПЛ
Можно ли оформить ЭПЛ на месяц
Можно ли открыть один ЭПЛ на разные авто
Можно ли внести правки в закрытый ЭПЛ
Можно ли закрыть ЭПЛ на следующий день
Можно ли в ЭПЛ заполнять талоны заказчиков
Нужно ли вести журнал учета движения ЭПЛ

Кому и когда нужен электронный путевой лист?

Путевой лист, независимо от его формы, понадобится всем компаниям и ИП, которые используют автомобиль для коммерческих нужд — перевозят груз или пассажиров. Такое авто может быть в собственности, аренде или лизинге.

Без путевого листа перевозчику нельзя выходить в рейс

Нужен ли путевой лист для ИП без сотрудников

Путевые листы формировать не обязательно, если:

Автомобиль оформлен на организацию или ИП, но его используют только в личных целях. Например, владелец компании купил машину, оформил ее на организацию, а использует, чтобы ездить на работу или отдых.
Бизнес для своих нужд использует личное авто сотрудника, владельца компании или ИП.

❗ Чтобы начислить работнику компенсацию за бензин и обслуживание его собственной машины, с ним нужно подписать договор аренды. А при аренде авто путевые листы оформлять уже обязательно.

Если используете автомобиль в личных целях, путевой лист формировать не обязательно

Кто оформляет путевой лист при аренде автомобиля?

Когда электронный путевой лист станет обязательным?

Пока государство не называет точные сроки. Сейчас идет переходный период, в рамках которого дорабатывают формат путевых листов в электронном виде. Так, с 1 июня 2024 года алкогольный рынок должен был перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД) при транспортировке спиртосодержащей и алкогольной продукции. Сроки перенесли на 1 сентября 2025 года, чтобы доработать и протестировать схему взаимодействия с госсистемами ЕГАИС и ГИС ЭПД.

Пока идет тестирование, все отрасли могут передавать свои пожелания, а также сообщать о процессах, которые не укладываются в текущий формат ЭПД, но важны для бизнеса.

Зачем переходить на электронный путевой лист?

Хотя работать с путевыми листами в бумажном виде еще можно, стоит перестроиться на электронный формат уже сейчас. Особенно если раньше вы вообще не работали с путевыми листами — в ближайшие годы ЭПЛ должен полностью заменить бумажный аналог. Перейдя на электронные путевые листы заранее, вы сможете:

Сократить расходы на бумагу, печать документов и их хранение, а также исключить затраты при потере и порче бумажных путевых листов.
Получить инструмент оперативного контроля над всеми этапами документооборота.
Сэкономить время, которое уходит на работу с бумажными путевыми листами. Сотрудникам больше не придется забирать документ у диспетчера, в конце смены отдавать его бухгалтеру, а тому — вручную переносить данные в учетную систему, подшивать бумажный оригинал и передавать его в архив.
Упростить архивацию. Путевые листы за все периоды будут храниться в электронной системе, их легко будет найти.

Кто и как подписывает электронный путевой лист?

В путевом листе участвуют диспетчер, врач, механик и сотрудник, который выпускает и принимает авто. Эти роли не привязаны к конкретным работникам — например, один человек может быть одновременно диспетчером, механиком и выпускающим сотрудником.

Водитель в работе с путевым листом не участвует — он выполняет рейс, но ничего не подписывает.

Путевые листы подписывают электронной подписью: усиленной квалифицированной (УКЭП) или неквалифицированной (УНЭП ГК) — в зависимости от роли. УНЭП получают бесплатно в мобильном приложении «Госключ». Через него же сотрудники подписывают электронные путевые листы.

Работники, которые подписывают ЭПЛ, выполняют определенные роли и должны соответствовать необходимым требованиям.

Механник

Как работать с электронным путевым листом?

Обмен ЭПЛ можно поделить на шесть обязательных этапов и один опциональный

Этап 1. Диспетчер создает путевой лист в учетной системе компании и вносит данные:

о сроке действия путевого листа;
лице, которое оформило путевой лист;
водителях;
транспортном средстве;
виде перевозки и сообщения;
ответственных сотрудниках по мед‑, техосмотру и выпуску машины.

ЭПЛ также можно сформировать из других документов — например, электронного заказа‑заявки или задания на доставку. Диспетчер одной кнопкой подписывает путевой лист, и документ уходит в работу. После этого в системе его увидят врач, механик и водитель.
❗ Если вы перевозите пассажиров или опасные грузы, диспетчер также должен указать, что требуется послерейсовый медосмотр.

Этап 2. Водитель проходит предрейсовый медосмотр. Сделать это можно у штатного врача, сторонней медорганизации или методом телемедицины — дистанционно. Врач ставит электронную подпись и допускает или не допускает водителя на рейс. В последнем случае путевой лист закроется на этом этапе.
В Saby врач может быстро находить нужный документ, отсканировав QR‑код из приложения водителя. Врачу не придется искать конкретного водителя среди других путевых листов.

Этап 3. Механик проводит предрейсовый техосмотр и также подписывает путевой лист в учетной системе. Если осмотр проходит в стороннем автосервисе, путевой лист все равно должен подписать штатный механик.

Этап 4. Механик или ответственный за выпуск в рейс вносит показания одометра и подписывает путевой лист, а водитель начинает выполнение рейса. Сейчас этот этап проходят отдельно, но по проекту новой версии формата законодатели планируют объединить его с техосмотром. Это сократит процесс подписания ЭПЛ на один клик.

Этап 5. На этом этапе документ попадает в ГИС ЭПД, где формируется QR‑код для ГАИ со всей информацией о поездке. Водитель начинает выполнять рейс. В пути он может предъявить QR‑код, если машину остановит инспектор ДПС.
В мобильном приложении Saby Courier есть доступ к QR‑коду даже без интернета.
Если у инспектора ДПС нет планшета для считывания QR‑кода или он сломался, разрядился, это не обязывает водителя представить путевой лист на бумаге. В подобных ситуациях сотрудники ГАИ могут запросить информацию о путевом из ГИС ЭПД — для этого будет достаточно номера машины или водительского удостоверения.

Этап 6. Водитель заканчивает рейс, и механик или другой ответственный за приемку сотрудник вносит в путевой лист данные одометра. Сотрудник ставит подпись, и для большинства водителей путевой лист закрывается на этом этапе. Далее документ автоматически попадает в электронный архив.

Этап 7. Водитель проходит послерейсовый медосмотр — если он перевозил пассажиров или опасные грузы. После подписания на этом этапе ЭПЛ закроется.

Как оформить путевой лист при работе с телемедециной?

Можно ли оформить электронный путевой лист на месяц?

Путевые листы разрешено оформлять на период больше, чем день или смена, — например, на неделю, месяц и даже год. При оформлении указывайте первую и последнюю даты периода, в течение которого водитель будет использовать путевой лист.

Можно ли открыть один электронный путевой лист на разные авто?

Нет, путевые листы оформляют на каждую машину отдельно. Если у вас в автопарке 100 автомобилей, то и путевых листов будет 100.

Можно ли внести правки в электронный путевой лист после закрытия?

Нет, текущий формат не разрешает изменять закрытый ЭПЛ.

Можно ли закрыть путевой лист на следующий день?

Это допустимо, с технической стороны ограничений нет. Однако данные из ГИС ЭПД будут доступны налоговой, поэтому при проверке путевого листа у контролирующих органов может возникнуть вопрос, почему он не закрыт вовремя. На такой случай рекомендуем иметь объяснение с причиной задержки в обработке ЭПЛ. Например, можно указать, что возникли проблемы с интернетом или водитель приехал в нерабочее время.

Можно ли в электронном путевом листе заполнять талоны заказчиков?

Формат ЭПЛ не предусматривает возможность заполнять талоны заказчиков. Вместо них можно использовать другие учетные документы — например, акт выполненных работ.

⭐ Если ваши заказчики все же хотят получать талоны, чтобы подтверждать потраченные часы и выполненные работы, — в Saby есть готовый механизм, который поможет не потерять этот процесс.

Нужно ли вести журнал учета движения путевых листов?

Не обязательно. Но если вы хотите продолжать вести журнал для внутреннего учета, в Saby можно выгружать реестр путевых листов в формате Excel.