Обмен электронными перевозочными документами: как происходит и в чем преимущества

Компании, бизнес которых прямо или косвенно связан с перевозками, постепенно внедряют в свою работу ЭПД. В статье разобрали, что относится к электронным перевозочным документам, как происходит организация документооборота электронных перевозочных документов и какие есть плюсы использования ЭПД.

Что вы узнаете

Что такое электронный перевозочный документ
Какие бывают виды ЭПД
Кто участвует в обмене ЭПД
Как происходит обмен ЭПД
Что нужно для начала обмена ЭПД
В чем плюсы перехода на электронные перевозочные документы
Частые вопросы

Что такое электронный перевозочный документ

ЭПД — документ с файлами, который подписывают ЭЦП и направляют в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Электронные перевозочные документы нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), но в некоторых случаях можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись «Госключ» (УНЭП ГК), например при оформлении электронной транспортной накладной.

Какие бывают виды ЭПД

Электронная транспортная накладная. Она подтверждает, что между участниками заключено соглашение о транспортировке груза. Что представляет собой ЭТрН и как с ней работать, рассказали в статье.

Электронный путевой лист. Документ нужен, чтобы отслеживать поездки водителя и автомобиля. Формат ЭПЛ закрепили законодательно. Читайте нашу статью, чтобы узнать, какие штрафы могут быть, если не заполнять или неправильно оформлять путевые листы.

Электронный заказ-наряд. Это форма договора фрахтования, по которому компания предоставляет транспорт для перевозки и не ведет учет перевозимого груза. В ФНС установили формат ЭЗН.

Электронная сопроводительная ведомость. Документ нужен, когда отправителю передают пустой контейнер, а получателю — груженый. Приказ ФНС утвердил формат ЭСВ.

Электронный договор фрахтования. Это документ, по которому компания обязуется предоставить одно или несколько транспортных средств либо часть их вместимости для перевозки. Формат ЭДФ установлен законом.

Электронный заказ (заявка). Документ оформляют, чтобы согласовать условия перевозки между отправителем и перевозчиком. При этом заказ используют, если между участниками не заключен договор на транспортировку, а заявку — если договор есть. ФНС зафиксировала формат ЭЗ.

Кто участвует в обмене ЭПД

Кроме участников перевозки, в процессе обмена электронными перевозочными документами задействованы:

оператор ИС ЭПД — объединяет в своем сервисе всех участников перевозки и передает информацию в ГИС ЭПД;
ГИС ЭПД — контролируют правильность оформления данных и хранит информацию о документе.

Как происходит обмен ЭПД

Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931 устанавливает, по каким правилам можно обмениваться ЭПД.

Логика передачи для всех документов едина:

участник формирует файл с данными, подписывает его ЭЦП и передает оператору ИС ЭПД;
оператор проверяет файл и подпись к нему и направляет другим участникам процесса по ЭДО и в ГИС ЭПД.

После завершения всех этапов обмена у участников и в ГИС ЭПД есть документ, который состоит из подписанных файлов каждого участника. В Saby (СБИС) такой набор файлов для удобства можно визуализировать в единый документ со всеми подписями.

Схема работы, а именно последовательность и количество обязательных этапов, для каждого документа своя. Рассмотрим схему обмена ЭПД на примере электронных путевых листов.

Все сотрудники на каждом этапе должны подписать документ УКЭП или УНЭП ГК, но медработники могут использовать только УКЭП

Почему стоит перейти на ЭПЛ прямо сейчас?

С электронными путевыми листами:

ускорите процесс выпуска машины в рейс
избавитесь от лишней бумажной бюрократии
начнете экономить деньги, сократив расходы на печать документов и их хранение

Что нужно для начала обмена ЭПД

Заключите договор и соглашение об ЭДО с оператором ИС ЭПД и оплатите лицензию. Список аккредитованных операторов есть на сайте Минтранса. Тензор (Saby) входит их в число.
Купите электронные подписи сотрудникам и оформите к ним машиночитаемые доверенности (МЧД).
ЭЦП должны быть у всех работников, которые будут подписывать цифровой перевозочный документ.
Выберите платформу, на которой будете формировать документы. Это может быть личный кабинет оператора или интеграция в вашей учетной системе, например в 1С, SAP или других программах.

В чем плюсы перехода на электронные перевозочные документы

Документы хранятся не на бумаге. Не будет риска порчи или потери ЭПД. К тому же электронные файлы проще и быстрее найти в системе по поиску — не придется перебирать архивные коробки в поисках нужного документа.

Не будет ошибок в документе. Часть данных вносится автоматически — снижается риск «человеческого фактора». Кроме того, при оформлении ЭПД система проверит, что поля заполнены правильно, значит, у вас не будет споров и разногласий с контролирующими органами, если они будут проверять перевозочную документацию.

Быстрое получение оплаты. Например, если используете в работе электронную транспортную накладную. Водитель передал груз получателю — ЭПД завершен. Можно требовать оплату за перевозку, а не ждать, пока подписанные грузополучателем бумажные экземпляры вернутся перевозчику и отправителю.

Сокращение издержек. Будете тратить меньше денег на бумагу и краску в принтере. А еще сэкономите время на доставке подписанных экземпляров почтой и курьерскими службами, а также восстановлении испорченных документов.

Удобство работы. Участники будут иметь доступ к ЭПД в любое время, смогут отслеживать статусы документа и контролировать процесс перевозки.

Частые вопросы

Когда ЭПД будут обязательны к оформлению?

Чем ЭПД удобнее бумажных документов?

Обязательно ли использовать ЭПД всем участникам перевозки?